DIY plekberaad toolkit

Organiseer je eigen plekberaad

Een plekberaad is een bijeenkomst van de bewoners en/of gebruikers van een plek, waarin ze zich beraden op de toekomst van die plek. Een Plekberaad kan plaatsvinden in een straat, een wijk of een gebied, maar ook op een school, bedrijf, instelling, sportclub, vereniging etc. Iedereen kan een Plekberaad organiseren in de eigen omgeving. Een Plekberaad kan klein of groot zijn. Dat mag je allemaal zelf bepalen! Belangrijk is dat het plekberaad gericht is op de lange termijn, waarbij ook de belangen van toekomstige generaties en niet-menselijke levensvormen kunnen worden meegenomen.

Het gaat dus niet om de gemiddelde planperiode van vier jaar, maar om misschien wel 40 jaar of zelfs 400 jaar. En het gaat niet alleen om jouzelf, maar ook om jouw medemens, mede niet-mens en leefomgeving. In een plekberaad ga je tijdreizen. Je kijkt door de ogen van toekomstige generaties naar het heden, om te zien welke veranderingen nu nodig zijn om een duurzame toekomst te borgen. Als je wilt, kun je ook terugreizen naar het verleden, om te zien welke veranderingen allemaal hebben plaatsgevonden.

Als het Plekberaad afgelopen is, heb je een zo concreet mogelijke to do-list in handen om de gewenste toekomst van jouw plek dichterbij te brengen, in het hier en nu. Het Plekberaad geeft daarmee ook een handelingsperspectief.

WANNEER IS EEN
PLEKBERAAD NODIG?

Het is nodig om een plekberaad te organiseren als je denkt dat je zelf geen invloed hebt op de toekomst, als die toekomst onduidelijk is, of als je bang of onzeker bent over wat de toekomst gaat brengen.

Het plekberaad kan jou laten zien dat de toekomst niet alleen maar vaag en onzeker is, maar dat je er zelf ook invloed op hebt. Samen maak je de toekomst van jouw plek. Door een Plekberaad te organiseren kun je erachter komen wat je kunt doen om positief bij te dragen aan de toekomst van die plek.

DIY PLEKBERAAD handleiding

Stap 1

FORMEER EEN KERNGROEP

⏱︎ 3–6 maanden voor het Plekberaad

STAPPENPLAN

Verdeel de taken, betrek eventueel nieuwe mensen om je kernteam aan te vullen en zorg voor een goede structuur. Sluit je bijvoorbeeld aan bij de WhatsApp of Signal-community van het Ministerie van de Toekomst. Een gedeelde map op Google Drive is handig om gezamenlijke bestanden op te slaan.
Zoek een groep van 3-5 enthousiaste vertegenwoordigers van jouw plek bij elkaar om samen dit Plekberaad te organiseren.
Bedenk voor wie je het Plekberaad zou willen organiseren. Is dat voor een bestaande groep (bv een sportclub, of een schoolklas) of voor een nieuwe groep (bv mensen in jouw omgeving die elkaar nog niet kennen)?
Bespreek welke vraag jullie tijdens het Plekberaad willen beantwoorden. Een voorbeeld van een vraag kan zijn: hoe zou je willen dat jouw plek eruitziet in het jaar (bv. 2075)? Het kan helpen om een jaartal in het verleden te kiezen en dat te spiegelen naar de toekomst. Bijvoorbeeld: onze school bestaat in 2025 alweer 15 jaar. We gaan een Plekberaad organiseren waarin we terugkijken naar 2010 en vooruitkijken naar 2040.
Kies een mooie locatie voor jullie Plekberaad. Dat kan een centrale plek zijn zoals een klaslokaal, een buurthuis of een boerderij. Het kan ook een open plek in het bos zijn of een mooi uitzichtspunt in de stad.
Bepaal wanneer en op welke plek je een Plekberaad wil houden en hoe lang het zou moeten duren. Onze ervaring is dat een Plekberaad tenminste een dagdeel (3 uur) vergt, maar een hele dag kan ook.

Stap 2

MAAK EEN PLAN VOOR HET PLEKBERAAD

⏱︎ 3–4 maanden voor het plekberaad

STAPPENPLAN

Werk samen het thema/de vraagstelling van het Plekberaad uit in relatie tot het gekozen jaartal. Probeer niet om nu al het eindresultaat of het antwoord in te vullen. Bepaal wel het thema: de lens waardoor je naar de toekomst gaat kijken (bv hoe ziet onze voedselvoorziening eruit in het jaar 2125?) en/of verzamel 2 tot 3 nieuwsgierig makende, open vragen over de toekomst van jouw plek (bv waar doen we onze boodschappen in 2063?).
Plekberaden kunnen in allerlei vormen plaatsvinden, van groot tot klein. Bedenk of je het Plekberaad wil ontwikkelen en begeleiden, of dat je externe hulp nodig hebt. Als je een facilitator zoekt, kun je contact opnemen met het Ministerie van de Toekomst. We helpen je dan om iemand uit ons netwerk te vinden die dit kan doen. Hier staan wel kosten tegenover. Je kunt natuurlijk zelf ook iemand zoeken!
Plekberaden kunnen op allerlei manieren worden ingevuld. Je mag het helemaal zelf bedenken maar je kunt ook bestaande methoden gebruiken.
Misschien ben je op zoek naar bijzondere manieren om het plekberaad vorm te geven, bijvoorbeeld om de stemmen van de plek te beluisteren, of om los te komen uit het hier en nu. Je kunt dan ook een samenwerking opzoeken met een kunstenaar of ontwerper. Neem hier een kijkje bij de plekberaadmethodes die het Ministerie van de Toekomst samen met kunstenaars heeft ontwikkeld.
Belangrijke onderdelen van het Plekberaad zijn:
- Het maken van een tijdlijn waarin je terugkijkt in de geschiedenis en vooruitkijkt naar de toekomst (bijvoorbeeld 40 jaar vooruit en 40 jaar terug). Dit kun je bijvoorbeeld doen door een lange rol papier uit te rollen en hier gedurende het Plekberaad samen op te tekenen/te schrijven. Tip: nodig iemand uit die veel weet over de geschiedenis van jouw plek, om daar een verhaal over te vertellen.
- Het stilstaan bij vorige en toekomstige generaties. Dit kan bijvoorbeeld door de luisteroefening van het Lab Toekomstige Generaties te doen, of door de Future Design methode toe te passen. Je mag ook zelf iets verzinnen!
- Forecasting en backcasting. Dit betekent dat je gaat fantaseren over jouw plek op een bepaald moment in de toekomst: forecasting. Hoe ziet jouw plek er straks uit? Wie leven er dan en hoe ziet hun leven eruit? Wat is hieraan positief of negatief? Vervolgens kun je deze scenario’s met elkaar bespreken en bekijken wat er nodig is om die toekomst juist wel of niet te bereiken. Dat heet backcasting. Welke waardevolle ideeën heeft jullie tijdreis bijvoorbeeld opgeleverd? Tip: probeer dit zo visueel mogelijk te maken, bijvoorbeeld door flip-overs te gebruiken, of door de scenario’s met Lego te bouwen, of door een kunstenaar te vragen om de scenario’s in beeld te brengen.
- To do list. We raden aan om na de forecasting en backcasting een zo concreet mogelijke to do-list op te stellen: wat zou je in het hier en nu moeten doen en laten om die gewenste toekomst te bereiken en/of om die ongewenste toekomst te vermijden? Tip: verdeel de taken, maak afspraken over wie wat gaat doen!
- Waardenkompas. Als je terugkijkt op het Plekberaad, welke waarden zijn dan belangrijk bij het nemen van beslissingen over de toekomst? Kies vier waarden en schrijf ze op. Dit kun je elk individueel doen, maar je kunt ook de waarden opschrijven die jullie als groep belangrijk vinden. Als je weet wat jouw waardenkompas is, dan wordt het makkelijker om te kiezen wat je wel of niet moet doen om de door jou gewenste toekomst na te streven. Tip: zorg dat alle deelnemers hun eigen waardenkompas mee naar huis kunnen nemen.
Op de website van het Ministerie van de Toekomst vind je een toolkit waar je nog veel meer inspiratie en ideeën uit kunt halen. Hier vind je ook voorbeelden van eerdere Plekberaden.
Bedenk wat je nodig hebt aan catering en materialen voor het Plekberaad. Houd rekening met de duurzaamheid om onnodige verspilling tegen te gaan. Maak zoveel mogelijk gebruik van lokaal en regionaal aanbod.
Bepaal het budget voor jouw Plekberaad, stel een begroting op en zorg dat je voldoende dekking hebt. Misschien heb je al een budget, of kun je een beroep doen op het lokale Rabobank Wensenfonds of andere regionale fondsen. Een Plekberaad hoeft niet veel te kosten als je alles zelf doet! Je kunt het ook groter maken en/of een facilitator van het Ministerie van de Toekomst vragen om het Plekberaad te begeleiden. Daar staan dan wel kosten tegenover.

Stap 3

NODIG TIJDREIZIGERS UIT VOOR HET PLEKBERAAD

⏱︎ 1–2 maanden voor het plekberaad

STAPPENPLAN

Een Plekberaad kun je houden met groepen van circa 10 tot 25 mensen. Je kunt een kleiner Plekberaad prima houden met je familie, of met een groep mensen die je al kent. Maar als je een groter Plekberaad wil organiseren, dan raden we aan om zoveel mogelijk verschillende mensen te vragen. De toekomst is immers van iedereen! Vanaf 25 deelnemers raden we aan om de groepen op te splitsen. Voor elke groep is dan wel een aparte begeleider nodig.
Bedenk wie je zou willen uitnodigen voor het Plekberaad. Als je een Plekberaad organiseert voor een nieuwe groep en/of voor mensen die je nog niet kent, maak dan een eerlijke selectie. Tip: je kunt bijvoorbeeld alle mensen met hetzelfde huisnummer in jouw wijk uitnodigen, of iedereen in het bedrijf die in september jarig is.
Maak een mooie uitnodiging voor het Plekberaad, waarop je in ieder geval informatie geeft over de 5 W’s: wat gaat er gebeuren, waarom organiseer je het, wanneer is het, waar en op welk tijdstip, en wie is contactpersoon? Tip: je kunt de uitnodiging opmaken in de stijl van het Ministerie van de Toekomst. Op deze pagina kun je daarvoor allerlei tips & tricks vinden!
Je kunt ook een mailtje sturen naar het Ministerie van de Toekomst, met de vraag of zij jouw Plekberaad aankondigen op de website en op social media. Zorg dat je daarbij in ieder geval het volgende meestuurt: [Pepijn].
Houd rekening met AVG/privacy en vraag mensen om bij de aanmelding aan te geven of ze wel of niet op de foto willen tijdens het Plekberaad, of ze dieetwensen hebben, etcetera.
Zorg voor een goed systeem om de aanmeldingen in bij te houden en stuur eventueel nog een reminder. Soms helpt het om mensen persoonlijk te benaderen om te vragen of ze willen komen.

Stap 4

HET PLEKBERAAD VINDT PLAATS

“TADAAA!”

STAPPENPLAN

Maak er met elkaar een fijne dag en een mooi Plekberaad van. Het Plekberaad is geslaagd als:
- Jullie een bijzondere ontmoeting hebben gehad met andere tijdreizigers;
- Jullie meer inzicht hebben gekregen in de mogelijke toekomst van jullie plek;
- Jullie weten wat je in het hier en nu zou moeten doen om die gewenste toekomst een stapje dichterbij te brengen en positief bij te dragen aan de toekomst;
- Als je beseft dat je met jouw handelingen en beslissingen elke dag invloed kunt uitoefenen op de plek waar je wèl bent, de plek waar je leeft, leert of werkt. Dat is de plek die je samen maakt!
- Als je weet wat je nodig hebt om die stappen naar de toekomst te kunnen zetten.

Stap 5

AFRONDING

⏱︎ 1–2 maanden na afloop van het Plekberaad

STAPPENPLAN

Kom met de kerngroep bij elkaar om terug te kijken. Wat ging er goed? Wat kon beter? Smaakt het Plekberaad misschien naar meer? Zijn er nog vervolgstappen die jullie moeten nemen?
Als je wilt, kun je een verslag, beeldverslag of videoverslag maken en dit nog delen met de deelnemers van het Plekberaad. Je kunt dit verslag ook naar het Ministerie van de Toekomst sturen. Graag zelfs!
Misschien moet je nog een financiële afrekening maken voor fondsen of financiers.
Wat je ook doet, rond het goed met elkaar af!

Bestel een minister

Het Ministerie van de Toekomst heeft een pool van begeleiders, verspreid over het land, die vanuit verschillende vakgebieden en ervaring plekberaden voor de toekomst begeleiden. Per plekberaad wordt gekeken naar een geschikte minister.

PLEKBERAADBEGELEIDERS

Miranda Willems

Miranda Willems zet zich namens het Ministerie van de Toekomst en Lab Toekomstige Generaties actief in voor de stem van de generaties die nog moeten komen.

Meta Knol

Meta Knol is naast Minister van Tijdreizen ook mede-oprichter van het Ministerie van de Toekomst. Ze is actief als auteur, moderator, gastconservator en inhoudelijk-strategisch adviseur, steevast met het oog gericht op een duurzame toekomst.

Carolijn terwindt

Carolijn Terwindt brengt veel ervaring mee in het begeleiden van groepsprocessen, conferenties, vergaderingen, workshops en conflictgesprekken. Ook geeft zij trainingen in Geweldloze Communicatie.

Anne graswinckel

Anne Graswinckel werkt aan verbinding. Als trainer, verteller, moderator of methodiekontwikkelaar. Steevast komt het begrip verbinding terug. Hoe komen we samen tot diepere inzichten en besluiten, naar een duurzame toekomst en in het hier en nu.